Grip op vergunningverlening begint met inzicht
Van losse informatie naar gerichte sturing
Bij complexe evenementenvergunningen komen veel verschillende belangen, risico’s en regels samen. Een zorgvuldige beoordeling vraagt daarom niet alleen om actuele juridische kennis, maar ook om goede afstemming binnen het team.
Bij een gemeente waar ik werkzaam was, werden complexe evenementenvergunningen grotendeels individueel behandeld. Iedere vergunningverlener maakte daarbij eigen afwegingen. Waardevolle kennis en ervaring bleven hierdoor vooral bij individuele medewerkers hangen. Dit zorgde voor verschillen in de manier waarop wet- en regelgeving werd geïnterpreteerd en toegepast.
De uitdaging was duidelijk: hoe zorgen we voor meer uniformiteit, zonder de professionele ruimte van medewerkers te beperken?
De uitdaging
Binnen het team was veel kennis aanwezig, maar deze kennis werd nog onvoldoende structureel gedeeld. Medewerkers liepen regelmatig tegen vergelijkbare juridische en praktische vraagstukken aan, terwijl zij deze voornamelijk zelfstandig probeerden op te lossen. Dit leidde onder andere tot:
- onvoldoende overzicht over openstaande aanvragen;
- beperkt inzicht in doorlooptijden en achterstanden;
- laat signaleren van knelpunten in de beschikbare capaciteit;
- versnipperde informatie tussen medewerkers en afdelingen;
- onvoldoende afstemming tussen uitvoering, management en bestuur;
- risico op onverwachte ontwikkelingen bij gevoelige dossiers.
Om beter te kunnen sturen, was eerst een betrouwbaar en gezamenlijk beeld van de uitvoering nodig.
De aanpak: structurele casuïstiekbesprekingen
Hilverink Advies hielp de gemeente met het opzetten van een overzichtelijke overleg- en rapportagestructuur. Daarbij werd niet alleen gekeken naar welke informatie beschikbaar was, maar vooral naar welke informatie nodig was om daadwerkelijk te kunnen sturen.
De overleggen waren gericht op besluitvorming. Niet alleen constateren waar knelpunten lagen, maar ook bepalen welke acties nodig waren, wie daarvoor verantwoordelijk was en wanneer terugkoppeling volgde.
Het resultaat
De combinatie van actuele stuurinformatie en structureel overleg zorgde voor meer rust, overzicht en voorspelbaarheid binnen de organisatie.
- Meer grip voor het management
- Knelpunten eerder in beeld
- Betere samenwerking tussen uitvoering en bestuur
- Meer aandacht voor gevoelige dossiers
- Duidelijkere verantwoordelijkheden
- Goede sturing begint met de juiste informatie
Heeft jouw management voldoende inzicht?
Is er binnen jouw organisatie voldoende zicht op de actuele werkvoorraad en doorlooptijden? Worden capaciteitsproblemen en gevoelige dossiers tijdig gesignaleerd? En beschikken uitvoering, management en bestuur over hetzelfde beeld van de situatie?
Hilverink Advies helpt gemeenten om meer grip te krijgen op vergunningverlening en andere werkzaamheden binnen het VTH-domein. Van het opzetten van heldere stuurinformatie en overlegstructuren tot het verbeteren van samenwerking, verantwoordelijkheden en besluitvorming.
Laten we kennismaken en bespreken hoe jouw organisatie meer inzicht en grip kan krijgen op de uitvoering.