Investeren in mensen is investeren in kwaliteit
Van kennis opdoen naar zelfstandig handelen
Nieuwe vergunningverleners krijgen te maken met uiteenlopende aanvragen, wettelijke kaders en belangen. Vakinhoudelijke kennis is daarbij belangrijk, maar kennis alleen is niet voldoende. Medewerkers moeten ook het vertrouwen ontwikkelen om zelfstandig afwegingen te maken, besluiten voor te bereiden en verantwoordelijkheid te nemen voor complexe dossiers.
In de praktijk kost die ontwikkeling tijd. Zeker wanneer nieuwe medewerkers direct met ingewikkelde aanvragen te maken krijgen, kan onzekerheid ontstaan. Ze weten bijvoorbeeld welke regels van toepassing zijn, maar vinden het lastig om deze te vertalen naar een goed onderbouwd besluit.
Bij een gemeente begeleidde Hilverink Advies vergunningverleners met coaching-on-the-job, praktische werkinstructies, gerichte feedback en persoonlijke ondersteuning. Het doel was niet om dossiers van medewerkers over te nemen, maar om hen te helpen steeds zelfstandiger en zekerder te werken.
De uitdaging
Nieuwe vergunningverleners moeten in korte tijd veel kennis en vaardigheden ontwikkelen. Zij moeten wet- en regelgeving kunnen toepassen, belangen afwegen, adviezen beoordelen, contact onderhouden met aanvragers en besluiten zorgvuldig motiveren.
Wanneer begeleiding vooral bestaat uit algemene uitleg of losse antwoorden op vragen, blijft het lastig om deze kennis toe te passen in de dagelijkse praktijk.
Dit kan onder andere leiden tot:
- onzekerheid bij het beoordelen van complexe aanvragen;
- veel vragen bij ervaren collega’s of externe adviseurs;
- vertraging doordat medewerkers besluiten blijven controleren;
- verschillen in de manier waarop dossiers worden behandeld;
- beperkte ruimte voor ervaren medewerkers om andere werkzaamheden op te pakken;
- een grote afhankelijkheid van tijdelijke externe ondersteuning;
- terughoudendheid bij het nemen van verantwoordelijkheid;
- onvoldoende borging van kennis binnen het team.
De uitdaging was daarom niet alleen om kennis over te dragen, maar vooral om medewerkers te leren hoe zij deze kennis zelfstandig konden toepassen.
De aanpak: coaching-on-the-job
Hilverink Advies koos voor een praktische aanpak waarbij leren direct werd gekoppeld aan het dagelijkse werk. Medewerkers brachten eigen dossiers, vragen en onzekerheden in. Aan de hand daarvan werd besproken welke stappen nodig waren en hoe zij tot een zorgvuldige afweging konden komen.
Tijdens de coaching werd onder andere aandacht besteed aan:
- het analyseren van vergunningaanvragen;
- het herkennen van relevante wettelijke kaders;
- het verzamelen en beoordelen van de benodigde informatie;
- het afwegen van verschillende belangen;
- het beoordelen van interne en externe adviezen;
- het formuleren van voorschriften en voorwaarden;
- het juridisch onderbouwen van besluiten;
- het voeren van gesprekken met aanvragers en adviseurs;
- het herkennen van bestuurlijke of juridische risico’s;
- het plannen en bewaken van vervolgstappen.
De begeleiding vond zoveel mogelijk plaats aan de hand van echte dossiers. Hierdoor konden medewerkers nieuwe kennis direct toepassen en zagen zij meteen wat het effect van hun keuzes was.
Niet overnemen, maar samen doorlopen
Bij coaching-on-the-job is het belangrijk dat de begeleider niet steeds zelf het antwoord geeft. Wanneer een senior adviseur alle complexe onderdelen overneemt, wordt het dossier misschien sneller afgerond, maar ontwikkelt de medewerker minder snel de vaardigheden om een volgende aanvraag zelfstandig te behandelen.
Daarom werden medewerkers gestimuleerd om eerst zelf een analyse en voorstel te maken.
Praktische werkinstructies en hulpmiddelen
Naast persoonlijke begeleiding stelde Hilverink Advies praktische werkinstructies en hulpmiddelen op. Deze boden houvast bij terugkerende werkzaamheden en maakten de werkwijze binnen het team duidelijker.
Deze hulpmiddelen waren geen vervanging voor professioneel inzicht. Ze ondersteunden medewerkers juist bij het structureren van hun werkzaamheden en hielpen voorkomen dat belangrijke stappen werden overgeslagen.
Het resultaat
De combinatie van coaching, praktische hulpmiddelen en persoonlijke feedback zorgde voor een duidelijke ontwikkeling binnen het team.
- Meer zelfvertrouwen
- Meer zelfstandigheid
- Betere kwaliteit van dossiers
- Minder afhankelijk van externe ondersteuning
- Meer uniformiteit
- Duurzame kennisontwikkeling
- Sterke teams zorgen voor duurzame kwaliteit
Wil je vergunningverleners verder laten groeien?
Hebben nieuwe of minder ervaren vergunningverleners binnen jouw organisatie behoefte aan meer houvast bij complexe dossiers? Blijven medewerkers voor veel vraagstukken afhankelijk van senior collega’s of externe ondersteuning? Of wil je kennis en kwaliteit beter binnen het team borgen?
Hilverink Advies ondersteunt gemeenten met coaching-on-the-job, praktische werkinstructies, kennisontwikkeling en persoonlijke begeleiding. Daarbij staat niet alleen het oplossen van actuele vraagstukken centraal, maar vooral het versterken van de medewerkers en het team als geheel.
Laten we kennismaken en bespreken hoe we vergunningverleners met meer vertrouwen en zelfstandigheid kunnen laten werken.