Voorkom dat vergunningprocedures vastlopen
Van versnipperde verantwoordelijkheden naar duidelijke regie
Een vergunningprocedure kan ingewikkeld worden wanneer meerdere wettelijke kaders, afdelingen en externe adviseurs bij de beoordeling betrokken zijn. Iedere partij heeft een eigen expertise en verantwoordelijkheid, maar kijkt daardoor ook vanuit een ander perspectief naar de aanvraag.
Wanneer adviezen niet goed op elkaar aansluiten, verantwoordelijkheden onduidelijk zijn of niemand de regie over het volledige traject voert, kan een aanvraag onnodig vertraging oplopen. Voor de initiatiefnemer of ondernemer ontstaat onzekerheid, terwijl de gemeente steeds meer tijd kwijt is aan aanvullende overleggen, vragen en herstelwerkzaamheden.
Bij een gemeente ondersteunde Hilverink Advies een vergunningstraject waarin verschillende regels, adviezen en belangen elkaar in de weg leken te zitten. De uitdaging was om alle betrokken partijen vanuit één gezamenlijk proces te laten samenwerken.
De uitdaging
Bij complexe vergunningaanvragen is vaak meer dan één wettelijk kader van toepassing. Denk bijvoorbeeld aan de Omgevingswet, milieuregels, brandveiligheid, openbare orde, ruimtelijke ordening en lokale beleidsregels.
De afzonderlijke adviezen kunnen inhoudelijk correct zijn, maar toch samen voor onduidelijkheid zorgen. Een voorwaarde vanuit het ene vakgebied kan bijvoorbeeld botsen met de mogelijkheden binnen een ander vakgebied. Wanneer deze verschillen pas laat in de procedure zichtbaar worden, moet een deel van het proces opnieuw worden doorlopen.
Dit kan onder andere leiden tot:
- tegenstrijdige of onvoldoende afgestemde adviezen;
- onduidelijkheid over wie een besluit moet nemen;
- acties die tussen verschillende afdelingen blijven liggen;
- herhaaldelijke verzoeken om aanvullende informatie;
- onduidelijkheid voor de ondernemer of initiatiefnemer;
- oplopende doorlooptijden en kosten;
- een groter risico op bezwaar- en beroepsprocedures;
- frustratie bij zowel medewerkers als externe betrokkenen.
Het probleem zat daarmee niet alleen in de inhoud van de aanvraag, maar vooral in het ontbreken van een duidelijke processtructuur en gezamenlijke regie.
De aanpak: overzicht creëren en verantwoordelijkheden vastleggen
Hilverink Advies bracht alle betrokken partijen samen om het volledige vergunningproces inzichtelijk te maken. Daarbij werd gekeken naar de verschillende wettelijke kaders, de benodigde adviezen en de momenten waarop besluiten moesten worden genomen.
Hierdoor ontstond een gezamenlijk beeld van de aanvraag en werd voorkomen dat iedere afdeling uitsluitend naar het eigen onderdeel van de procedure keek.
Rollen verduidelijken met de RASCI-methode
Om verantwoordelijkheden helder vast te leggen, werd de RASCI-methode toegepast. Met deze methode wordt per taak of besluit duidelijk gemaakt welke rol iedere betrokkene heeft.
Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen:
- Responsible: degene die de taak uitvoert;
- Accountable: degene die eindverantwoordelijk is;
- Support: degene die ondersteuning biedt;
- Consulted: degene die vooraf om advies wordt gevraagd;
- Informed: degene die over de voortgang of uitkomst wordt geïnformeerd.
Afstemming tussen wettelijke kaders
Naast het verduidelijken van rollen was inhoudelijke afstemming noodzakelijk. De verschillende vakgebieden moesten niet alleen afzonderlijk adviseren, maar ook gezamenlijk beoordelen hoe de voorwaarden en wettelijke kaders zich tot elkaar verhielden.
Daarom werden mogelijke tegenstrijdigheden vroegtijdig besproken.
Het resultaat
De combinatie van duidelijke regie, heldere verantwoordelijkheden en inhoudelijke afstemming zorgde voor een efficiënter en beter voorspelbaar vergunningproces.
- Een efficiënter vergunningproces
- Duidelijkheid over verantwoordelijkheid
- Betere afstemming tussen adviseurs
- Meer duidelijkheid voor de ondernemer
- Minder vertraging en kosten
- Minder juridische risico’s
- Regie en samenwerking maken het verschil
Loopt een vergunningstraject onnodig vertraging op?
Blijft een complexe vergunningaanvraag liggen doordat verschillende partijen op elkaar wachten? Zijn verantwoordelijkheden onvoldoende duidelijk of sluiten juridische en inhoudelijke adviezen niet goed op elkaar aan?
Hilverink Advies helpt gemeenten om overzicht en structuur aan te brengen in complexe vergunningprocedures. Door rollen helder te verdelen, wettelijke kaders op elkaar af te stemmen en de samenwerking tussen betrokken partijen te organiseren, ontstaat een efficiënter en juridisch zorgvuldig proces.
Laten we kennismaken en bespreken hoe we samen meer regie kunnen aanbrengen in jouw vergunningstraject.