Kennis delen voor betere vergunningverlening
Van individuele afwegingen naar een uniforme werkwijze
Bij complexe evenementenvergunningen komen veel verschillende belangen, risico’s en regels samen. Een zorgvuldige beoordeling vraagt daarom niet alleen om actuele juridische kennis, maar ook om goede afstemming binnen het team.
Bij een gemeente waar ik werkzaam was, werden complexe evenementenvergunningen grotendeels individueel behandeld. Iedere vergunningverlener maakte daarbij eigen afwegingen. Waardevolle kennis en ervaring bleven hierdoor vooral bij individuele medewerkers hangen. Dit zorgde voor verschillen in de manier waarop wet- en regelgeving werd geïnterpreteerd en toegepast.
De uitdaging was duidelijk: hoe zorgen we voor meer uniformiteit, zonder de professionele ruimte van medewerkers te beperken?
De uitdaging
Binnen het team was veel kennis aanwezig, maar deze kennis werd nog onvoldoende structureel gedeeld. Medewerkers liepen regelmatig tegen vergelijkbare juridische en praktische vraagstukken aan, terwijl zij deze voornamelijk zelfstandig probeerden op te lossen.
Dit leidde onder andere tot:
- verschillen in de beoordeling van vergelijkbare aanvragen;
- langere doorlooptijden bij ingewikkelde dossiers;
- onzekerheid over juridische of beleidsmatige afwegingen;
- een grote afhankelijkheid van de kennis van individuele medewerkers;
- weinig ruimte om gezamenlijk van eerdere dossiers te leren.
Het verbeteren van de vergunningverlening vroeg daarom niet direct om nieuwe regels of extra procedures, maar vooral om een betere manier van samenwerken.
De aanpak: structurele casuïstiekbesprekingen
Als interim-senior adviseur heb ik wekelijkse casuïstiekbesprekingen binnen het team ingevoerd. Tijdens deze overleggen brachten vergunningverleners zelf actuele dossiers en vraagstukken in.
Samen bespraken we onder andere:
- complexe of afwijkende evenementenaanvragen;
- juridische vraagstukken rondom de APV en relevante wetgeving;
- de toepassing van gemeentelijk beleid;
- belangenafwegingen en mogelijke risico’s;
- ervaringen uit eerder behandelde dossiers;
- de onderbouwing van besluiten en voorschriften.
De bijeenkomsten waren nadrukkelijk geen eenrichtingsverkeer. Medewerkers werden gestimuleerd om zelf mee te denken, hun afwegingen toe te lichten en kennis met collega’s te delen. Daardoor ontstond niet alleen een antwoord op het dossier dat op tafel lag, maar ook meer inzicht in de manier waarop vergelijkbare situaties in de toekomst konden worden beoordeeld.
Het resultaat
De wekelijkse casuïstiekbesprekingen zorgden voor een merkbare verbetering binnen het team.
Meer uniformiteit
Vergelijkbare aanvragen werden steeds vaker op dezelfde uitgangspunten beoordeeld. Medewerkers kregen meer inzicht in elkaars afwegingen en ontwikkelden gezamenlijk een herkenbare werkwijze.
Snellere besluitvorming
Doordat vraagstukken gezamenlijk werden besproken, hoefden vergunningverleners niet ieder afzonderlijk opnieuw het wiel uit te vinden. Eerdere kennis en ervaringen konden direct worden toegepast op nieuwe dossiers.
Meer vertrouwen bij medewerkers
Vergunningverleners kregen meer zekerheid over hun eigen beoordeling en besluitvorming. Complexe dossiers konden worden getoetst bij collega’s, waardoor medewerkers sterker en beter onderbouwd tot een besluit kwamen.
Duurzame kennisdeling
Kennis bleef niet langer uitsluitend bij individuele medewerkers aanwezig. Door dossiers structureel te bespreken, werd kennis toegankelijk voor het hele team en beter geborgd binnen de organisatie.
- De mentor helpt adviseurs inzicht te krijgen in hun eigen kracht en ontwikkelpunten, zodat zij zelfverzekerd en effectief kunnen opereren binnen hun vakgebied.
- Door gerichte feedback, casuïstiek en inhoudelijke ondersteuning zorgt de mentor ervoor dat adviseurs de complexiteit van APV en bijzondere wetten goed beheersen.
- De mentor ondersteunt adviseurs bij het nemen van eigen beslissingen, het zelfstandig oplossen van vraagstukken en het proactief signaleren van mogelijke knelpunten.
- Door regelmatig gesprekken en evaluaties helpt de mentor adviseurs om kritisch te kijken naar hun eigen handelen en waar nodig bij te sturen.
- De mentor stimuleert het delen van kennis en samenwerking, zodat adviseurs niet alleen op zichzelf staan maar ingebed zijn in een netwerk van collega’s en experts.
- De mentor zorgt voor praktische begeleiding , dit kan variëren van meelopen bij besprekingen en overleggen, het gezamenlijk oppakken van dossiers, en organiseren van intervisie.
Samenwerken als basis voor kwaliteit
Goede vergunningverlening ontstaat niet alleen door duidelijke regels en processen. Minstens zo belangrijk is een werkomgeving waarin medewerkers vragen durven te stellen, ervaringen delen en gezamenlijk tot goed onderbouwde besluiten komen.
Soms zit de grootste verbetering dan ook niet in het toevoegen van nieuwe regels, formats of controles. Een eenvoudige, structurele manier van kennis delen kan al zorgen voor meer kwaliteit, snelheid en eenduidigheid.
Herkenbaar binnen jouw gemeente?
Worden complexe vergunningaanvragen binnen jouw organisatie verschillend beoordeeld? Blijft belangrijke kennis vooral bij individuele medewerkers hangen? Of wil je meer structuur aanbrengen in de samenwerking tussen vergunningverleners, juristen en beleidsmedewerkers?
Hilverink Advies ondersteunt gemeenten bij het verbeteren van de kwaliteit van vergunningverlening. Van tijdelijke seniorcapaciteit en inhoudelijke advisering tot het versterken van kennisdeling, werkprocessen en samenwerking binnen het VTH-domein.
Laten we kennismaken en bespreken waar binnen jouw organisatie kansen liggen.